Logistik & IT
Slack-Formulare als Trello-Workflow
Herausforderung
Transportaufträge für die Spedition und IT-Störungen kamen bei einem Fertigungsbetrieb per Zuruf, Chat und E-Mail an. Nichts war einheitlich erfasst, Rückfragen waren die Regel und niemand hatte den Überblick, was offen war.
Lösung
Wir haben zwei Automationen gebaut, die Slack-Formulare direkt in Trello-Karten verwandeln: eine für Export- und Inlandtransportaufträge der Spedition, eine als IT-Support-Ticketsystem mit Dringlichkeitskategorien, fortlaufenden Ticket-IDs, Screenshot-Upload und E-Mail-Benachrichtigung.
Ergebnis
Jeder Auftrag und jedes Ticket landet strukturiert und vollständig im richtigen Board. Beide Dienste laufen als Windows-Dienste mit Deployment-Dokumentation, sodass die interne IT sie ohne uns betreiben kann.
Ausgangslage
Die Spedition erhielt Transportaufträge aus verschiedenen Abteilungen, jeder in seinem Format. Die IT bekam Störungsmeldungen im Flur, per Chat oder Mail, oft ohne Screenshot und ohne Angabe, wie dringend es ist. In beiden Fällen entstand dieselbe Reibung: nachfragen, abtippen, priorisieren, nichts vergessen. Slack war bereits im Einsatz, Trello ebenfalls. Die Lücke lag dazwischen.
Transportaufträge für die Spedition
Mitarbeitende füllen in Slack ein Formular für Export- oder Inlandtransporte aus. Die Automation legt daraus eine Trello-Karte im Board der Spedition an, mit formatierter Beschreibung, gesetzten Custom Fields und angehängten Dokumenten. Die Spedition arbeitet weiter in ihrem gewohnten Board, bekommt die Aufträge aber vollständig und einheitlich.
Der Dienst läuft als Windows-Dienst auf einem bestehenden Server. Deployment- und Quickstart-Dokumentation gehören zum Lieferumfang, damit Neustart, Update und Konfiguration ohne Entwickler möglich sind.
IT-Support-Ticketsystem
Die zweite Automation folgt demselben Muster, geht aber weiter. Aus einem Slack-Formular entsteht ein Ticket im IT-Board, das nach Dringlichkeit kategorisiert ist und eine fortlaufende ID im Format [T-XXXX] trägt. Screenshots lassen sich direkt hochladen. Die betroffene Person und die IT werden per E-Mail benachrichtigt, wobei doppelte Benachrichtigungen dedupliziert werden. Karten, die zu lange liegen bleiben, werden automatisch in eine eigene Liste verschoben, damit nichts unbemerkt versandet.
Warum das funktioniert
Beide Automationen nutzen Werkzeuge, die im Unternehmen schon da waren. Niemand musste ein neues System lernen. Der Gewinn liegt in der Struktur: Pflichtfelder im Formular, feste Kategorien, eindeutige IDs und ein Ort, an dem der Status sichtbar ist. Das ist Prozessautomation, die sich in Tagen statt Monaten einführen lässt.